温州市制笔协会档案管理制度

 

第一章 总则

第一条 为加强协会档案管理，有效地保护和利用档案资源，维护协会的合法权益，根据《档案法》规定，结合协会实际，特制订本制度。

第二条 本制度所称档案是指过去和现在协会从事各项业务、管理、公关宣传等活动中所直接形成的对协会有保存价值的各种文件、文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶片、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条 协会秘书处有保护档案的义务。

第四条 协会档案管理坚持统一领导，分级保管和查阅的原则。

第二章 档案管理机构及其职责

第五条 协会秘书处指定专人负责档案管理工作。

第六条 档案工作由协会会长统一领导，协会秘书处负责档案接收、收集、整理、立卷、保管和查阅管理。

第七条 协会秘书处应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。

 

 

第三章 档案管理

第八条 档案整理办法：

（一）方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。

（二）步骤：

1、收集   当年立前一年的卷，并预立当年的卷。

2、整理   根据分类和时间整理。

3、分类   根据类别分类方法分类。

4、立卷   区分不同价值确定保管期限：主要分永久、长期、短期三种。

第九条档案过程管理：凡属于协会各种文件、文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶片、荣誉实物、证件等保管的档案资料，在事件结束后需归档的必须及时移交档案移交协会秘书处档案管理人员保管，任何人不得据为己有。

第十条协会秘书长负责档案管理监管。负责监督档案总目录、预立卷材料的目录，并定期或不定期检查监督档案管理工作。

第十一条 档案销毁应报协会会长批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在销毁清单上签字。

第十二条协会档案应分类及编号。

第十三条 协会在开展对外业务中签署的各种经济合同按《合同管理制度》处理。

第十四条 档案借阅，按应填写档案查阅单，一般不得随意外带有关协会重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经协会秘书长核准后方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

 

第四章 档案备份

第十五条 协会所有有价值的文件、报表、业务记录等应有备份。

第十六条 协会秘书处应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。

 

第五章 违规处罚

第十七条 有下列行为之一的，据情节轻重，予以追究相关责任：

1. 毁损、丢失或擅自销毁协会档案的；

2. 擅自向外界提供、抄摘协会档案的；

3. 涂改、伪造档案的；

4. 档案材料未及时上报归档或管理不善的；

5. 未按规定办理手续借阅、外带或越级查阅者的（档案管理者同罚）。

 

第六章 责任

第十八条 本制度适用协会全体工作人员。

第十九条 本制度监督责任人为协会秘书长，第一责任人为协会秘书处档案资料管理员。

 

第七章 附则

第二十条　本制度自协会九届二次理事会会议通过之日起施行。

第二十一条  本制度由协会秘书处负责修订和解释。